Quels documents doivent figurer dans mon dossier ?

Les étudiants non-finançables ressortissant d’un pays hors UE non présents sur le territoire belge doivent demander leur admission/inscription personnellement à la HEH. Sous peine d’être considérée comme irrecevable, toute demande doit être effectuée dans le strict respect de la procédure décrite ci-dessous :

Période d'envoi des dossiers de demande d’inscription :
Du 3 mars au 14 mars 2025 cachet de la poste faisant foi. L’examen des dossiers ne débutera qu’à partir du 17 mars 2025. La notification reprenant la décision du Collège de Direction quant à la demande d’inscription de l’étudiant ne sera envoyée qu’à partir du 1er avril 2025.

Procédure à respecter :

Un dossier complet de demande d’inscription reprenant les documents énumérés ci-dessous doit être transmis par courrier recommandé, dans les délais fixés, auprès du Service étudiants de la HEH, à l’adresse suivante :

Haute Ecole en Hainaut
Service des étudiants
Rue Pierre Joseph Duménil, 4
7000 MONS

Les envois via société de transport privé (DHL, EMS, FedEx,…) ne sont pas considérés comme des envois recommandés. Les dossiers envoyés via ce biais ou par mail seront automatique considérés comme irrecevables. L’envoi du dossier doit obligatoirement se faire depuis le pays de résidence de l’étudiant et un seul dossier par étudiant peut être introduit par année académique.

Les documents sont à transmettre en copie mais les originaux devront être présentés lors de l’inscription :

• le formulaire en ligne dûment complété et imprimé : formulaire ;
• une lettre de motivation personnalisée et argumentée quant au choix du type et du niveau d’études (1er ou 2ème bloc du 1er ou 2ème cycle d’études) dûment signée par le candidat. La lettre doit obligatoirement être originale et manuscrite et contenir les coordonnées de la personne à contacter (nom, prénom, adresse postale, adresse mail rédigée en majuscules, N° de téléphone) ;
• la copie du document d’identité de l'étudiant en ordre de validité ;
• 2 photos d’identité ;
• le Baccalauréat ou diplôme d’état en français ou traduit par un traducteur juré. A défaut du Baccalauréat, une attestation de non-délivrance valable pour l’année 2024 ;
• le relevé de notes du BAC, mentionnant une moyenne égale ou supérieure à 12/20. Les dossiers des étudiants dont la moyenne générale de leur BAC est inférieure à 12/20 seront automatiquement irrecevables. Cette condition de moyenne n’est pas vérifiée lorsque l’étudiant sollicite une inscription au second cycle ;
• la décision d’équivalence (titre secondaire étranger équivalent au certificat d’enseignement secondaire supérieur admettant l’accès au type court ou type long selon le département et la section choisie). L’attestation de dépôt de demande d’équivalence n’est en aucun cas suffisante ;

Pour les étudiants qui ont entrepris des études après l’obtention du Baccalauréat :
Les certificats de scolarité et relevés de notes (relevés de notes annuels) par année académique en français ou traduits par un traducteur juré justifiant le parcours depuis la fin des études secondaires (avec la mention : « a été inscrit(e) » ou « a suivi » ou « a poursuivi »). Les attestations doivent obligatoirement mentionner si l’étudiant a réussi ou non l’année en question.

Pour les étudiants ayant exercé d’autres activités depuis l’obtention du Baccalauréat :
Les documents probants couvrant la totalité de la période depuis la fin des études secondaires (attestation d’employeur, etc…). L’ensemble des années, sur les douze mois, doivent faire l’objet d’une justification.

Si l’étudiant a obtenu un diplôme d'études supérieures et qu’il désire introduire sa demande d’admission/inscription sur base de celui-ci à des études de 1er cycle ou de deuxième cycle, il devra fournir, en plus des documents repris ci-dessus, les documents suivants :

• Le diplôme d’études supérieures en français ou traduit par un traducteur juré ;
• Les programmes d’études détaillés ainsi que leur contenu, le nombre d’heures suivies par cours, les fiches descriptives des unités d'enseignement, les rapports de stages ainsi qu’un exemplaire du travail de fin d’études.

Les documents doivent être impérativement conformes à ce qui est demandé.

Les attestations de poursuite d’études qui ne comportent pas les mentions adéquates seront refusées.

Pour le document traduit par un traducteur juré, le cachet de ce traducteur doit figurer en partie sur l’original et en partie sur la traduction.

En cas de fausses déclarations d'activités antérieures, et donc de fraude ou de tentative de fraude à l'inscription, l'étudiant(e) perdra immédiatement la qualité d'étudiant(e) régulièrement inscrit(e), de même que les effets de droit attachés à la réussite d'épreuves.

Seuls les dossiers complets, et pour autant que l’envoi ait été effectué dans les délais, pourront être examinés par le Conseil de département concerné et par le Collège de Direction qui se prononcera sur la demande d’inscription via avis motivé. Tout dossier considéré comme incomplet sera irrecevable et non examiné par les instances compétentes.