Quels documents doivent figurer dans mon dossier ?

En raison du caractère non-finançable de leur inscription pour absence de lien de rattachement avec la Belgique, les étudiants doivent demander leur admission/inscription personnellement à la HEH. Sous peine de ne pas être traitée, toute demande doit être effectuée dans le strict respect de la procédure décrite ci-dessous :

• Période d’envoi des dossiers de demande d’admission :

Du 6 mars au 17 mars 2023 cachet de la poste faisant foi.  L’examen des dossiers ne débutera qu’à partir du 20 mars.

• Procédure à respecter :

L'étudiant transmettra OBLIGATOIREMENT lui-même son dossier COMPLET de demande d’inscription reprenant les documents énumérés ci-dessous. Il doit être transmis par courrier recommandé, dans les délais fixés, auprès du Service étudiants de la HEH, à l’adresse suivante :

Haute École en Hainaut
Service des étudiants
Rue Pierre Joseph Duménil, 4
7000 MONS

Les envois via société de transport privée (DHL, EMS, FedEx, …) ne sont pas considérés comme des envois recommandés. Les dossiers envoyés via ce biais seront automatiquement considérés comme irrecevables.

L’envoi du dossier doit OBLIGATOIREMENT se faire depuis le PAYS D'ORIGINE de l’étudiant.

Les documents sont à transmettre en copie mais les originaux devront être présentés lors de l’inscription :

• Le formulaire en ligne dûment complété imprimé (en cours de développement) ;
   
• Une lettre de motivation personnalisée et argumentée quant au choix du type et du niveau d’études (1er ou 2ème bloc du 1er ou 2ème cycle d’études) dûment signée par le candidat. La lettre doit obligatoirement être originale et manuscrite et contenir les coordonnées de la personne à contacter (nom, prénom, adresse postale, adresse mail rédigée en majuscules, N° de téléphone) ;
   
• Une attestation de prise en charge, prouvant que l’étudiant pourra subvenir à tous ses besoins pendant toute la durée de ses études en Belgique. Il faut entendre par "attestation de prise en charge" une lettre manuscrite et originale rédigée par le garant. Elle se présentera comme suit : "Je soussigné(e), Madame/Monsieur ..., né(e) à ... le ..., de nationalité ..., exerçant la profession de ..., domicilié(e) à ..., m'engage à l'égard de l'Etat Belge et du (de la) nommée ... né(e) à ..., le ..., de nationalité ..., résidant à ... qui vient en Belgique pour faire ses études à la Haute Ecole en Hainaut, département..., à prendre en charge les soins de santé, les frais de séjour, d'études et de rapatriement du (de la) prénommé(e). La présente prise en charge prend cours à la date de la signature et est valable pour toute la durée des études en Belgique. DATE + SIGNATURE" ;
   
• La copie du document d'identité du garant en ordre de validité ;
   
• Les 3 dernières fiches de paie du garant (les extraits de compte ne sont pas acceptés) ;
   
• La copie du document d’identité de l’étudiant en ordre de validité ;
   
• La copie de l'extrait d'acte de naissance de l’étudiant ;
   
• 2 photos d’identité ;
   
• Le Baccalauréat ou diplôme d’état en français ou traduit par un traducteur juré. À défaut du Baccalauréat, une attestation de non-délivrance valable pour l’année 2023 ;
   
• Le relevé de notes du BAC ;
   
• La décision d’équivalence (titre secondaire étranger équivalent au certificat d’enseignement secondaire supérieur admettant l’accès au type court ou type long selon le département et la section choisie). L’attestation de dépôt de demande d’équivalence n’est en aucun cas suffisante ;
   

Pour les étudiants qui ont entrepris des études après l’obtention du Baccalauréat :

• les certificats de scolarité et relevés de notes (relevés de notes annuels) correspondants en français ou traduites par un traducteur juré justifiant le parcours depuis la fin des études secondaires (avec la mention : « a été inscrit(e) » ou « a suivi » ou « a poursuivi »).
   

Pour les étudiants ayant exercé d’autres activités depuis l’obtention du BAC, des documents probants couvrant la période depuis la fin des études secondaires (attestation d’employeur, etc…)

Si l’étudiant a obtenu un diplôme d'études supérieures et qu’il désire introduire sa demande d’admission/inscription sur base de celui-ci à des études de 1er cycle ou de deuxième cycle, il devra fournir, en plus des documents repris ci-dessus, les documents suivants : le diplôme d’études supérieures en français ou traduit par un traducteur juré  ainsi que les programmes d’études détaillés ainsi que leur contenu, le nombre d’heures suivies par cours, les fiches descriptives des unités d'enseignement, les rapports de stages ainsi qu’un exemplaire du travail de fin d’études.

Les documents doivent être impérativement conformes à ce qui est demandé.

Les attestations de poursuite d’études qui ne comportent pas les mentions adéquates seront refusées.

Pour le document traduit par un traducteur juré : le cachet de ce traducteur doit figurer en partie sur l’original et en partie sur la traduction.

En cas de fausses déclarations d'activités antérieures, et donc de fraude ou de tentative de fraude à l'inscription, l'étudiant(e) perdra immédiatement la qualité d'étudiant(e) régulièrement inscrit(e), de même que les effets de droit attachés à la réussite d'épreuves.

L’étudiant est informé qu’aucun dossier ne peut être envoyé par email.

Seuls les dossiers complets, et pour autant que l’envoi ait été effectué dans les délais, pourront être examinés par le Conseil de département concerné et par le Collège de Direction qui se prononcera sur la demande d’admission. Tout dossier considéré comme incomplet sera irrecevable et non examiné par les instances compétentes.

Lorsque le dossier administratif est complet, le candidat verra son dossier examiné par le Conseil de département concerné et ensuite par le Collège de Direction. Le Collège de Direction émettra un avis motivé sur la demande de l’étudiant.

Si le Collège de Direction confirme l’admission de l’étudiant, ce dernier en est informé par courrier postal. L’étudiant qui verra son inscription acceptée, recevra une autorisation d’inscription nécessaire à l’obtention du visa d’études.

Une fois le visa d’études obtenu, l’étudiant devra s’inscrire en personne, muni de tous ses documents originaux, auprès du secrétariat des études du département concerné (voir dates et heures d’inscription des départements) et ce, jusqu’au 30 septembre de l’année académique visée.

Attention :

• un seul dossier peut être introduit par année académique, il ne sera donné suite à aucune autre demande ;
• tout dossier arrivant hors délai ne sera pas traité;
• les pièces constitutives du dossier ne doivent pas être originales, le dossier n’étant en aucun cas restitué. Les documents originaux seront requis en cas d’acceptation de la demande.