Quels documents doivent figurer dans mon dossier ?

HEH / Inscription / Documents

Lors de leur inscription au secrétariat du département, tous les étudiants devront :

• se présenter en personne (voir lien jours et heures d’inscription des différents départements);
•  compléter un bulletin d’inscription, daté et signé, reprenant l’identité, le lieu du domicile, la nationalité, les titres obtenus lui donnant accès à l’enseignement supérieur, le cursus scolaire ou autres activités depuis la fin des études secondaires en Belgique ou à l’étranger;
• signer la déclaration de réception du Projet Pédagogique, Social et Culturel de la  HEH et du Règlement des Etudes et des Examens;
• fournir différents documents, à savoir :

Je suis un(e) étudiant(e) CEE

• le document d’identité belge ou étranger en ordre de validité :
• trois photos d’identité récentes ;
• un extrait d’acte de naissance (traduction par un traducteur juré si le document n’est pas rédigé en français) ;
• une copie de la formule provisoire du certificat d’enseignement secondaire supérieur (CESS) pour les étudiants diplômés en 2020 ou une copie du CESS pour les étudiants diplômés avant 2020 ;
• pour les étudiants non belges, le diplôme d’enseignement secondaire supérieur (BAC), son relevé de notes ainsi que l’équivalence ou la preuve que la demande d’équivalence a été introduite au Ministère avant le 15 juillet précédant l’année académique d’inscription, soit le 15 juillet 2020 pour l’année académique 2020-2021 (voir le site http://www.equivalences.cfwb.be);
• pour les étudiants qui ont entrepris d’autres études après l’obtention du CESS ou du BAC, il y a lieu de fournir également les attestations des établissements supérieurs justifiant le parcours depuis la fin des études secondaires (avec la mention « a été inscrit » ou « a suivi » et les bulletins de 1^ère et 2^ème session comportant le cachet de l’établissement et la signature originale de la direction. L’attestation d’un établissement antérieur doit obligatoirement comporter la mention « l’étudiant(e) n’est redevable d’aucune dette envers l’établissement » ;
• pour les étudiants ayant été inscrits au chômage, une synthèse du parcours professionnel (obtenue à l’ONEM) ainsi qu’une attestation du FOREM mentionnant les dates de début et de fin des périodes de chômage ;
• pour les étudiants venant s’inscrire sur base d’un diplôme antérieur : une copie du diplôme et de son supplément ;

• pour les étudiants ayant travaillé auparavant, nous fournir une (des) attestation(s) du (des) employeur(e) justifiant le début et la fin du (des) contrat(s) de travail.

Je suis un(e) étudiant(e) hors CEE résidant en Belgique

En plus des documents repris ci-dessus, les étudiants hors CEE résidant en Belgique, doivent fournir :

• le permis de séjour dont la date de validité ne pourra pas être antérieure à celle de la fin de l’année scolaire en cours ;
• une lettre de motivation;
• une composition de ménage ;
• l’équivalence originale et définitive (niveau bac).

Je suis un(e) étudiant(e) hors CEE ne résidant pas en Belgique

Les étudiants non-finançables ressortissant d’un pays hors UE non présents sur le territoire belge, doivent demander leur admission/inscription personnellement à la HEH. Sous peine de ne pas être traitée, toute demande doit être effectuée dans le strict respect de la procédure décrite ci-dessous :

Période d'envoi des dossiers de demande d’admission/inscription :
Du 08 mars au 19 mars 2021 cachet de la poste faisant foi. La date du 20 mars sera considérée, pour l’ensemble des dossiers, comme date de réception.
Ces dispositions sont explicitées dans le règlement des études 20-21, page 13.

Procédure à respecter :
L'étudiant transmettra OBLIGATOIREMENT lui-même son dossier COMPLET de demande d’inscription depuis son PAYS D'ORIGINE. Le dossier reprenant les documents énumérés ci-dessous doit être transmis par courrier recommandé, dans les délais fixés, auprès du Service étudiants de la HEH, à l’adresse suivante :

Haute Ecole en Hainaut
Service des étudiants
Rue Pierre Joseph Duménil, 4
7000 MONS

Les documents sont à transmettre en copie mais les originaux devront être présentés lors de l’inscription :

• une lettre de motivation personnalisée et argumentée quant au choix du type et du niveau d’études (1^er ou 2^ème bloc du 1^er ou 2^ème cycle d’études) dûment signée par le candidat. La lettre doit obligatoirement être originale et manuscrite et contenir les coordonnées de la personne à contacter (nom, prénom, adresse postale, adresse mail, N° de téléphone) ;
• une attestation de prise en charge, prouvant que l’étudiant pourra subvenir à tous ses besoins pendant toute la durée de ses études en Belgique. Il faut entendre par "attestation de prise en charge" une lettre manuscrite et originale rédigée par le garant. Elle se présentera comme suit :
  "Je soussigné(e), Madame/Monsieur ..., né(e) à ... le ...., de nationalité ..., exerçant la profession de ..., domicilié(e) à ..., m'engage à l'égard de l'Etat Belge et du (de la) nommée ... né(e) à ..., le ..., de nationalité ..., résidant à ... qui vient en Belgique pour faire ses études à la Haute Ecole en Hainaut, département ..., à prendre en charge les soins de santé, les frais de séjour, d'études et de rapatriement du (de la) prénommé(e).
  La présente prise en charge prend cours à la date de la signature et est valable pour toute la durée des études en Belgique.
  DATE + SIGNATURE" ;
• la copie du document d'identité du garant ;
• les 3 dernières fiches de paie du garant. (Les extraits de compte ne sont pas acceptés) ;
• la copie du document d’identité ;
• la copie de l'extrait d'acte de naissance ;
• 2 photos d’identité ;
• le Baccalauréat ou diplôme d’état en français ou traduit par un traducteur juré. A défaut du Baccalauréat, une attestation de non-délivrance valable pour l’année 2020 ;
• le relevé de notes du BAC ;
• l'équivalence définitive (titre secondaire étranger équivalent au certificat d’enseignement secondaire supérieur admettant l’accès au type court ou type long selon le département et la section choisie). L’attestation de dépôt de demande d’équivalence n’est en aucun cas suffisante ;
• pour les étudiants qui ont entrepris des études après l’obtention du Baccalauréat :
  les certificats de scolarité et relevés de notes (relevés de notes annuels) par année académique en français ou traduites par un traducteur juré justifiant le parcours depuis la fin des études secondaires (avec la mention : « a été inscrit(e) » ou « a suivi » ou « a poursuivi »). Les attestations doivent obligatoirement mentionner si l’étudiant a réussi ou non l’année en question.

   Autres activités : documents probants couvrant la période depuis la fin des études secondaires (attestation d’employeur, etc…)

Si l’étudiant a obtenu un diplôme d'études supérieures et qu’il désire introduire sa demande d’admission/inscription sur base de celui-ci, il devra fournir, en plus des documents repris ci-dessus, les documents suivants :

Pour l’accès aux études de 1^er cycle :

• le diplôme d’études supérieures en français ou traduit par un traducteur juré ;
• l'équivalence définitive (titre secondaire étranger équivalent au certificat d’enseignement secondaire supérieur admettant l’accès au type court ou type long selon le département et la section choisie). L’attestation de dépôt de demande d’équivalence n’est en aucun cas suffisante ;
• les certificats de scolarité par année académique en français ou traduits par un traducteur juré depuis la fin des études secondaires accompagnés des relevés de notes.

Pour l’accès aux études de 2^ème cycle :

• le diplôme d’études supérieures en français ou traduit par un traducteur juré ;
• les certificats de scolarité par année académique en français ou traduits par un traducteur juré depuis la fin des études secondaires accompagnés des relevés de notes ;
• les programmes d’études détaillés ainsi que leur contenu, le nombre d’heures suivies par cours, les fiches ECTS, les rapports de stages ainsi qu’un exemplaire du travail de fin d’études.

Les documents doivent être impérativement conformes à ce qui est demandé.

Les attestations de poursuite d’études qui ne comportent pas les mentions adéquates seront refusées.

Document traduit par un traducteur juré : le cachet de ce traducteur doit figurer  en partie sur l’original et en partie sur la traduction.

En cas de fausses déclarations d'activités antérieures, et donc de fraude ou de tentative de fraude à l'inscription, l'étudiant(e) perdra immédiatement la qualité d'étudiant(e) régulièrement inscrit(e), de même que les effets de droit attachés à la réussite d'épreuves.

Attention :

• Aucun dossier ne peut être envoyé par Email ;
• un seul dossier peut être introduit par année académique, il ne sera donné suite à aucune autre demande ;
• si le dossier est considéré comme incomplet, il ne sera pas traité ;
• tout dossier arrivant hors délai ne sera pas traité;
• les pièces constitutives du dossier ne doivent pas être originales, le dossier n’étant en aucun cas restitué. Les documents originaux seront requis en cas d’acceptation de la demande.

Si le dossier administratif est réceptionné complet, le candidat verra son dossier examiné par le Conseil de département du département concerné et ensuite par le Collège de Direction. Le Collège de direction émettra un avis motivé sur la demande de l’étudiant.

L’étudiant qui  verra son inscription acceptée, recevra une autorisation d’inscription nécessaire à l’obtention du visa d’études.

Une fois le visa d’études obtenu, l’étudiant devra s’inscrire en personne, munis de tous ses documents originaux, auprès du secrétariat des études du département concerné (voir lien dates et heures inscription des différents départements), et ce jusqu’au 31 octobre précédant l’année académique visée.

Comment obtenir l’équivalence de son diplôme étranger ?

Toute demande d’équivalence doit être introduite auprès du Service des équivalences : http://www.equivalences.cfwb.be.

Que faire si votre diplôme est délivré dans un pays où la langue d’enseignement n’est pas le français ?

Dans ce cas, vous devez réussir l’examen de maîtrise de la langue française pour poursuivre des études dans l’enseignement supérieur en Communauté française.
Cet examen est organisé par les Universités ou les Hautes Ecoles.

L’étudiant(e) devra donc réussir un test de maîtrise de langue française s’il ne possède pas l’un des diplômes suivants :

• diplôme belge ou étranger sanctionnant le cycle final des études secondaires ou un cycle d’études supérieures suivi dans un établissement dont la langue d’enseignement est la langue française
• attestation de réussite de l’examen d’admission complet d’une faculté de Sciences Appliquées belges francophones
• diplôme sanctionnant des études suivies dans un établissement dont la langue d’enseignement est partiellement le français figurant dans la liste ci-dessous :
• un certificat d’enseignement secondaire supérieur ou un diplôme d’enseignement supérieur de type court de plein exercice délivré par un établissement relevant de la Communauté germanophone
• un des diplômes luxembourgeois suivants :  
• diplôme de fin d’études secondaires ;
• diplôme de fin d’études secondaires techniques ;
• diplôme de technicien ;
• diplôme d’éducateur ;
• diplôme d’infirmier ;
• diplôme d’assistant technique médical de laboratoire ou de radiologie ;
• diplôme sanctionnant un cycle d’études supérieures ;  
• un baccalauréat marocain de l’enseignement secondaire ou un diplôme marocain sanctionnant un cycle d’études supérieures ;  
• un diplôme étranger sanctionnant le cycle final d’études secondaires ou un cycle d’études supérieures suivis dans un établissement dont la langue d’enseignement est partiellement la langue française, à condition que les autorités compétentes pour délivrer l’équivalence du diplôme aient pu vérifier chez l’étudiant(e) sa compréhension suffisante de la langue française et son aptitude à la communication de cette langue.

Un(e) étudiant(e) peut présenter cet examen deux fois au cours d’une même année académique.