HEH / International / Special needs
Project holder guides, in French “Guides du Porteur de Projet” for national funds 2025 and for European funds 2024, updated every year, specify as follows:
"Le programme Erasmus propose un mécanisme de soutien auquel les EES peuvent avoir recours si le top up inclusion ne permet pas de rencontrer les besoins des participants AMO et notamment des personnes souffrant d’un problème physique, mental ou lié à la santé.
Eligibilité : Sont éligibles les coûts additionnels concernant directement des participants AMO qui ne peuvent être couverts par le top up inclusion (complément financier forfaitaire à la contribution aux frais de séjour de 250 €/mois pour les mobilités de longue durée). Ces coûts visent notamment à couvrir l’aide financière supplémentaire requise pour permettre aux participants souffrant d’un problème physique, mental ou lié à la santé de participer à l’activité de mobilité ainsi qu’aux visites préparatoires et couvrir les frais des accompagnateurs (y compris les frais de voyage et de séjour, si ceux -ci sont justifiés et qu’ils ne sont pas couverts pour ces participants par les catégories budgétaires « Contribution aux frais de voyage » et « Contribution aux frais de séjour »). A noter qu’un contrat de bourse ne doit pas être établi pour les accompagnateurs mais les pièces justificatives des coûts réels doivent quant à elles être conservées".
Any request of additional funds for this people may be introduced until 10 January, via the mobility relay of the department who will submit a request to the International Relations Commission (laurence.baras).
Requests will be submitted on the National Agency’s platform of request for amendment and will be dealt with in chronological order of receipt and depending on the available budget. Supporting documents to keep are as follows: invoices of actual costs incurred specifying the name and address of invoice sender, the amount, the currency and dates of the invoices.
For instance, students could ask for the following aids (beware that additional requests must also be covered by an invoice): adapted accommodation equipment (on the ground floor, for instance), travel assistance (accompanying the student during the journey), medical support (for example, a visit to the doctor once a week).
Beware that this request must be made long before the student departure, at the time of submitting the student’s mobility application, that is, at the latest on 10 January of the year before the mobility.
> For more information about the conditions for granting an individualised accompanying plan (“Plan d'Accompagnement Individualisé” (PAI) in French), please visit our web page dedicated to inclusive education.
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